Последнее изменение сайта 28.11.2008

Требования к оформлению документов

В IV квартале 1997 г. вышел в свет ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, принята и введёна в действие Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. N. 273( ранее действовавший ГОСТ 6.38-90).

О предстоящем выходе этого стандарта уже писалось в №3 журнала за 1998г. в статье лНовые стандарты по делопроизводству╗.

Стандарты имеют разную структуру.

Наименования разделов

ГОСТ Р6.30-97	ГОСТ 6.38-90
1. Область применения	1. Оформление реквизитов
2. Состав реквизитов документов	2. Требования к бланкам
3. Требования к оформлению Реквизитов	3. Требования к текстам документов
4. Требования к бланкам документов и оформлению документов	4. Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств
5. Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации
Приложение А. Схема расположения реквизитов документов	Приложение 1. Обязательное. Расположение и ???
Приложение Б. Образцы бланков документов	Приложение 2. Справочное Образцы бланков

Как показывает сравнение разделов, новый ГОСТ существенно отличается своим содержанием.

Прежде всего следует обратить внимание на первый раздел - область применения. Она значительно расширена и учитывает все политические и экономические преобразования, происшедшие в нашей стране. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, лкоторые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности╗.

Таким образом, стандарт распространяется на любые как государственные, так и негосударственные организации.

Состав реквизитов в новом ГОСТе сокращён за счёт объединения трёх реквизитов ГОСТа 6.38-90:

лНаименование министерства или ведомства╗, лНаименование организации╗ лНаименование структурного подразделения╗ в один реквизит лНаименование организации╗. Это правильно и удобно, так как организация может иметь вышестоящую инстанцию, а может и не иметь; вышестоящей инстанцией не обязательно будет министерство: во внутренних документах автором часто выступает структурное подразделение.

Исключен реквизит ГОСТ 6.38-90 лИзображения наград╗, но появился новый, отсутствовавший ранее - лГерб субъектов Российской Федерации╗.

После замены и объединения в новом стандарте стало 29 реквизитов вместо 31.

Уточнены или изменены названия реквизитов.

Государственный герб Российской Федерации
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания),
Код организации,
Код формы документа,
Наименование организации,
Справочные данные об организации,
Наименование вида документа,
Дата документа,
Регистрационный номер документа,
Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Место составления или издания документа,
Гриф утверждения документа,
Текст документа,
Гриф согласования документа,
Виза согласования документа,
Отметка об исполнителе,
Отметка о поступлении документа в организацию,
Отметка для автоматического поиска документа,
Государственный герб СССР или союзной республики Эмблема организации,
Код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) Код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (СКУД) Наименование министерства или ведомства;
наименование организации;
наименование структурного подразделения
Индекс предприятия связи,
почтовый и телеграфный адрес,
номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона,
номер счёта в банке
Название вида документа
Дата
Индекс
Ссылка на индекс и дату входящего документа
Место составления или издания
Гриф утверждения
Текст
Гриф согласования
Визы -
Фамилия исполнителя и номер его телефона
Отметка о поступлении
Отметка о переносе данных на машинный носитель

Сравнительная таблица показывает, что названия многих реквизитов просто уточнены добавлением слова лДокумент╗ (Гриф утверждения, Текст, Дата и др.) или подбором более точного слова (наименование вида - название вида; индекс - регистрационный номер), раскрыты полнее (эмблема организации, визы, отметка о поступлении и т.д.). Но изменение названий таких реквизитов, как лНаименование организации╗, лСправочные данные об авторе╗, лОтметка для автоматического поиска документа╗ отражают и их изменившееся содержание.

Названия 10 реквизитов: лГриф ограничения доступа к документу╗, лАдресат╗, лРезолюция╗, лЗаголовок к тексту╗, лОтметка о контроле╗, лОтметка о наличии приложения╗, лПодпись╗, лПечать╗, лОтметка о заверении копии╗, лОтметка об исполнении документа и направлении его в дело остались прежними.

Существенно отличается своим построением и содержанием раздел - лТребования к оформлению реквизитов╗. В отличие от ГОСТ 6.38-90, где требования к реквизитам начинались с адресата, отражали не все реквизиты и были расположены без строгой последовательности (адресат, резолюция, гриф утверждения, дата, заголовок, приложение и т.д.), в новом стандарте описаны все реквизиты и в последовательности их перечисления в разделе лСостав реквизитов╗. Поэтому в разделе лТребования к оформлению╗ можно легко и быстро найти нужный вам реквизит по присвоенному ему номеру, например дата - 9, гриф утверждения -13 и пр.

Рассмотрим эти требования в порядке, принятом в ГОСТ Р6.30-97.

Реквизит 01 и 02. Так как бланкам с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и субъектов Российской Федерации отведён специальный раздел 5, в разделе лТребования к оформлению реквизитов документов╗ о государственных гербах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации сказано лишь, что они помещаются на бланках в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации и правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 03 - лЭмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)╗. Помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением) об организации. Место эмблемы может быть как над серединой реквизита лНаименование организации╗, так и на одном уровне с этим реквизитом (в старом ГОСТе изображение эмблемы было на уровне наименования организации на левом поле).

Реквизиты 04 и 05. Так как реквизиты лКод организации╗ и лКод формы документа╗ при перечислении состава документов в новом ГОСТе названы глухо, в требованиях к оформлению реквизитов они раскрыты. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а код формы документа - по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Как видим, ничего в оформлении этих реквизитов не изменилось, если не учитывать замену общесоюзных классификаторов на общероссийские.

Реквизит 06. Значительно расширены требования к реквизиту - лНаименование организации╗:

лНаименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращённое, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращённое наименование организации приводят а тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации.

Кроме того, в ГОСТе указано, что автором документа может выступить и должностное лицо, представляющее организацию. Поэтому ГОСТ Р6.30-97 вводит и бланки должностных лиц.

Реквизит 07 - лСправочные данные об организации╗ расширен введением номера факса, адреса электронной почты и других сведений по усмотрению организации.

Реквизит 08. Впервые в ГОСТе несколько слов сказано и о лНаименовании вида документа╗. Оно регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме лнаименование вида документа╗ не указывается.

Реквизит 09. Требования к оформлению дат не изменились. По-прежнему они оформляются тремя парами арабских цифр в последовательности: день, месяц, год. Например: 01.02.98. Также допускается обратная последовательность:

год, месяц, день. Например, 99.01.02. При подготовке нормативных и финансовых документов применяется словесно-цифровое оформление дат: 26 марта 1998 г. Но в новом стандарте уточнено, что лдатой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания╗.

Реквизит 10. В новом ГОСТе требования к реквизиту лРегистрационный номер документа╗ те же: лСостоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и яр. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит 11. Не изменились требования и к лСсылке на регистрационный номер и дату документа╗. Она переносится из документа, на который даётся ответ.

Реквизит 12. В новом стандарте впервые описаны требования к лместу составления или издания документа╗. Этот реквизит луказывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам лНаименование организации╗ и лСправочные данные об организации╗. Место составления или издания указывается с учётом принятого административно -территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения╗.

Реквизит 13. Порядок оформления лГрифа ограничения доступа к документу╗ также раскрыт впервые. Слова лсекретно╗, лконфиденциально╗ и др. печатают без кавычек на первом листе документа. Гриф лможно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесённой к государственной тайне и конфиденциальной информации'.

Реквизит 14. Порядок адресования документов не изменился. Но следует обратить внимание на одно важное указание: лэлементы адреса указываются в последовательности, установленной Почтовыми правилами╗. Так как стандарт утверждён и вышел в 1997 г., все примеры написания почтового адреса даны в привычном для нас порядке. Но с 1 января 1998 г. в соответствии с новыми Почтовыми правилами Россия должна перейти на международную систему написания адреса:

Х номер дома, название улицы (площади, шоссе и т.п.);

Х название города и почтовый индекс;

Х название страны.

В ГОСТе написано, что если письмо адресуется организации (фирме), сначала указывается её -lanweHoeanne. а затем л.-'- Х си,'Х;'а почтовый индекс, а затем фамилия и инициалы получателя.

Реквизит 15. Гриф утверждения документа, несмотря на все предлагавшиеся варианты и споры, остался без изменения как по своему составу, так и написанию. Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся без кавычек прописными буквами, гриф располагается в правом верхнем углу.

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО лБизнес-школа╗

Личная подпись А.Н.Гончаров

20.02.98

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора завода

от 02.03.98 № 18

Дополнительно лишь раскрыто, что лпри утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне╗.

Реквизит 16. В оформлении реквизита лРезолюция╗ внесено принципиальное дополнение - лДопускается оформление резолюции на отдельном листе╗. К сожалению, стандарт не оговаривает случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ. Состав реквизита лРезолюция╗ остался без изменений: фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.

Реквизит 17. Не изменились требования и к реквизиту лЗаголовок к тексту╗. Он кратко отражает содержание документа, согласуется с наименованием вида документа и отвечает на вопросы: о чём (о ком?), чего (кого?). Например, письмо об оказании помощи; должностная инструкция секретаря.

Реквизит 18 - лОтметка о контроле╗ изложен впервые и обозначается ???

Реквизит 19. Требований ??? Р 6.38-90 были вынесены в специальный. подраздел, который так и назывался лТребования к текстам документов╗. В новом стандарте этого раздела нет, и требования к тексту излагаются вместе с требованиями к оформлению всех других реквизитов, как п. 3.19. Пункт фактически полностью включает требования бывшего раздела с добавлением указания на язык документа:

лТекст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут на русском языке при направлении их:

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации╗.
в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации╗.